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获得<上海科技大学学生国际会议及短期访学资助>行前手续及报销流程
发布时间:2016-05-12        浏览次数:1366

!注意:学生的伙食费、公杂费须凭票据报销,与老师不同!

一、学校对于学生出国经费使用有严格的管理办法 http://asa.shanghaitech.edu.cn/collaboration_detail.asp?id=34 ,请严格遵守此标准。另请注意!注意:学生的伙食费、公杂费须凭票据报销,与老师不同!建议学生出差期间,将所有票据(含登机牌、食宿、交通等票据)完整保留。

二、行前手续获得资助的同学须尽快将资助申请表、预算表、 培养审核表、责任告知书原件以及扫描件(文件名为学生姓名)交至我处http://asa.shanghaitech.edu.cn/collaboration_detail.asp?id=78

办理时间:每周五下午1330-1600

办理地点:行政中心104办公室

三、另请注意:会议或项目结束后提交总结报告,才可考核通过,进行报销。

四、报销流程

1. 学生参加国际会议及短期访学项目结束后,回国两周内须向教学与学生事务处提交有关文件的原件或电子文档:

《上海科技大学学生出国(境)费用决算表》-word格式电子档,伙食费公杂费用,请在备注一栏写明每日的明细,格式为“日期:早餐XX,中餐XX,晚餐XX,总额XX”,每日的标准依据预算表;总计的备注栏中请写明“XX%由学校经费承担

护照首页及标有出入境日期页面的扫描件(PDF格式,文件名为学生姓名)

在外期间科研内容说明(参加国际会议的总结报告、学术报告PPT文档、学术论文、国际会议论文等)-word电子档【此文档会放在教务处网站上】

----以上三份文件请作为附件,邮件名称“国际会议资助”或“国际访学资助”,通过邮件发送至 studyabroad@shanghaitech.edu.cn,收到确认邮件后才可继续办理

2.  填写用款审批表(可下载)两份,将决算表、预算表附后,机票、保险费、注册费、食宿费等发票或者receipt原件请按照决算表中各项费用顺序依次粘贴,以上材料按顺序用液体胶水粘贴左上角。如有外币(如美元或者欧元费用票据)须附一份报销时中国银行的当月首日汇率,参考链接:http://srh.bankofchina.com/search/whpj/search.jsp

3.  学生将依次找导师、学院签字盖章后,将材料交至教学事务处卢老师。

办理时间:每周五上午900-1030

办理地点:行政中心104办公室

4.  完成以上步骤,方可完成报销流程。

5.  其他:如学生费用由课题组承担,可参考以上报销流程,但不需要向教学事务提交,可直接按决算表流程办理。原则上,学生出国费用决算各项费用均应在预算内。学生参会最多可提前一天抵达,晚一天离开,否则,将影响费用报销。